Baggrund
Året er 2000 og jeg er netop tiltrådt som marketingkoordinator i en virksomhed, som handler med kontormaskiner. Virksomheden har 6 salgskonsulenter, som tager hånd om det danske marked.
Når en kunde skal have et tilbud og/eller brochurer, lægger sælgeren et oplæg til salgsassistenten, som skriver og sender det ønskede til kunden.
Udfordring
Det tager ofte mere end 20 minutter at lave et tilbud – specielt når kunden ønsker at tilbud på flere produkter. Hver enkelt sælger har sine ønsker til, hvordan tilbudet skal se ud. Derfor er der ingen fælles linje for, hvordan et tilbud ser ud.
Samtidig er der ingen oversigt over, hvilke kunder den enkelte sælger har gang i. Denne viden har den enkelte sælger – og hans skrivebordsskuffe.
Sælgerne kommer typisk sidst på eftermiddagen med oplæggene. Det betyder, at nogle tilbud/brochureudsendelser bliver forsinket med en dag.
Derfor skal der udvikles en metode, som formindsker tidsforbruget, øger sporbarheden og minimerer fejlkilderne.
Løsning
For at øge overblikket, effektivisere arbejdsgangen og give kunden god service, udvikler jeg et system i Access og Word, som tilgodeser disse ting.
Når en kunde ønsker en brochure eller et tilbud, tastes alle relevante informationer ind i Access-databasen:
- Hvem er kunden?
- Hvad ønsker kunden?
- Hvem er ansvarlig sælger?
- Hvordan fandt kunden os?
- Dato for henvendelse m.m.
Mest muligt klares via valg fra “dropdown-menuer”, så der ikke kan tastes forkert. Modelbeskrivelser og priser er lagt ind i databasen.
Derved logges alle henvendelser og tilbud.
Brevene til kunderne bliver printet i Word. Data overføres via fletning til skabeloner, som passer til den specifikke opgave.
Udbytte
Det er nu muligt at se, hvorfra kunderne kender virksomheden. På baggrund af disse data, opsagde vi annoncer i telefonbogen for et stort fem-cifret beløb.
Indførslen af systemet betyder også, at tilbud og udsendelser typisk bliver klaret på under 5 minutter pr. brev. Udover at der frigives tid til andre opgaver, betød det også, at brevet blev sendt til kunden med det samme. Yderligere betyder det også markant færre fejl i udsendelserne.
Systemet blev brugt frem til omkring 2004, hvor virksomheden anskaffede et CRM-system, som blev integreret med økonomisystemet.
Min Rolle
Projektet er “mit barn”. Jeg ser begrænsningerne og uhensigtsmæssighederne i “det gamle system”, udtænker en lavpraktisk måde at løse problemet, sælger idéen til min adm. dir, udvikler og implementerer systemet og står for vedligeholdelse af system.