Baggrund

I 2000 starter jeg som marketingkoordinator i en virksomhed, som handler med kontormaskiner. Virksomheden har 6 salgskonsulenter, som tager hånd om det danske marked.

Når en kunde skal have et tilbud og/eller brochurer, lægger sælgeren et oplæg til salgsassistenten, som skriver og sender det ønskede til kunden.

Udfordring

Det tager ofte mere end 30 minutter at lave et tilbud. Især når kunden ønsker at tilbud på flere produkter. Hver enkelt sælger har sine ønsker til, hvordan tilbuddet skal se ud. Derfor er der ingen fælles linje for, hvordan tilbud ser ud.

Samtidig er der ingen oversigt over, hvilke kunder den enkelte sælger har gang i. Denne viden har den enkelte sælger – og hans skrivebordsskuffe.

Sælgerne kommer typisk sidst på eftermiddagen med indlæggene. Det betyder, at nogle tilbud/brochureudsendelser bliver forsinket med en dag.

Derfor skal der udvikles en metode, der formindsker tidsforbruget, øger sporbarheden og minimerer fejlkilderne.

Løsning

For at øge overblikket, effektivisere arbejdsgangen og give kunden god service, udvikler jeg et system i Access og Word, som tilgodeser disse ting.

Når en kunde ønsker en brochure eller et tilbud, tastes alle relevante informationer ind i Access-databasen:

• Hvem er kunden?
• Hvad ønsker kunden?
• Hvem er ansvarlig sælger?
• Hvordan fandt kunden os?
• Dato for henvendelse m.m.

Mest muligt klares via valg fra “dropdown-menuer”, så der ikke kan tastes forkert. Modelbeskrivelser og priser er lagt ind i databasen.

Derved logges alle henvendelser og tilbud.

Brevene til kunderne bliver skrevet i Word. Data overføres via fletning til skabeloner, som passer til den specifikke opgave.

Udbytte

Indførslen af systemet betyder, at tilbud og udsendelser typisk klares på under 5 minutter. Udover at der frigives tid til andre opgaver, betyder det også, at tilbud bliver sendt til kunden med det samme. Yderligere betyder det også markant færre fejl i udsendelserne.

Det er nu muligt at se, hvorfra kunderne kender virksomheden. På baggrund af disse data, reduceres de årlige udgifter til annoncer i telefonbogen med mere end kr. 100.000.

Systemet bruges frem til 2004, hvor virksomheden anskaffede et CRM-system, der integreres med økonomisystemet.

Min Rolle

Projektet er “mit barn”. Jeg ser begrænsningerne og uhensigtsmæssighederne i “det gamle system”, udtænker en praktisk måde at løse problemet, sælger idéen til min direktør, udvikler og implementerer systemet og står for vedligeholdelse af system.

Skal jeg også hjælpe dig?

Hvis du kan bruge min hjælp, så kontakt mig og hør nærmere om mulighederne. Ring til mig på 42 17 96 42 eller brug kontaktformularen herunder.